Valérie SMOLARECK
Assistante de Direction
Autonome
Organisée
Capacité de travail
Dynamique
Autodidacte
Saint Pierre en Faucigny
En recherche d'emploi
En recherche active
Assistante Agence
La Providence
Juillet 2012
à décembre 2018
- Qualité et Sécurité
- Réalisation et pilotage du Document Unique,
- Contrôler la démarche QSE sur sites à travers des visites de sites (visites sécurité, savoir-faire des salariés, audit du classeur site, …), plan de prévention,
- Participer aux audits internes,
- Participer à l’évolution, à l’amélioration et au suivi de tous les documents du système Q.S.E,
- Mise en place et gestion des procédures suivant la norme ISO 9001 V2008 sur l’agence et sites, assurer la traçabilité,
- Suivi régulier de divers tableaux de bords (programme SSE, écarts et améliorations, contrôles qualités…),
- Gestion des non-conformités, mise en place et suivi des actions correctives,
- Sensibiliser les chargés de clientèle à la démarche QSE,
- Valider le respect de la démarche QSE en établissement et sur sites au regard des différents indicateurs,
- Collecter les différents éléments d’animation pour la réunion établissement,
- Réalisation et suivi des arbres des causes en cas d’AT.
- Comptabilité
- Facturation et suivi des recouvrements
- Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs).
- Assistanat et Gestion Administrative
- Préparation et organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus Etablissement/Clients,
- Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
- Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
- Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
- Commercial
- Création et gestion administrative des dossiers clients. Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis…),
- Logistique et Achats
- Saisie de commandes,
- Gestion des situations d'urgence : retard de livraisons, rupture d'approvisionnement, erreur dans la commande,
- Résoudre les problèmes ou litiges,
- Réalisation des inventaires Suivi des tableaux de bord.
Assistante de Direction auprès du Gérant
RICHPHONE
Juin 2010
à avril 2012
- Assistanat et Gestion Administrative
- Gestion d’agenda, rendez-vous, déplacements en France,
- Gestion administrative des dossiers d’assurance, contrat d’entretien, parc automobile et informatique (matériel, flotte mobile…),
- Préparation et organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus Etablissement/Clients,
- Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
- Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
- Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
- Gestion du Personnel et Paie
- Participation au processus de recrutement,
- Création des fiches de poste,
- Gestion du personnel (DPAE, contrats et avenants, visites médicales, accidents de travail, congés et absences, STC),
- Gestion des dossiers disciplinaires,
- Saisie des heures et éléments variables. (entre 100 et 150, selon turnover).
- Qualité et Sécurité
- Réalisation et pilotage du Document Unique,
- Comptabilité
- Facturation
Secrétaire Commerciale
CONCEPT BUREAU
Mars 2009
à juin 2010
- Assistanat et Gestion Administrative
- Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
- Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
- Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
- Commercial et Communication
- Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis , appel d’offres),
- Gestion de la base de données clients,
- Mise à jour du site extranet – mise en ligne rédactionnelle et photos. Mise à jour de la documentation produits et tarifs,
- Création et réalisation de supports de communication (flyers, plaquettes, fiches produits, fiches techniques),
- Mise en place de la gestion de la documentation commerciale et des échantillons.
Assistante de direction auprès du Gérant
ZEPHYR
2002
à 2008
- Assistanat et Gestion Administrative
- Gestion administrative des dossiers d’assurance, contrat d’entretien, parc automobile et informatique (matériel, flotte mobile…),
- Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
- Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
- Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
- Gestion du Personnel et Paie
- Participation au processus de recrutement,
- Gestion du personnel (DPAE, contrats et avenants, dossiers de formation, visites médicales, accidents de travail, congés et absences, STC),
- Gestion des dossiers disciplinaires,
- Etablissement de la paie, de la saisie au contrôle (entre 300 et 400, selon turnover). Saisie des heures et éléments variables.
- Commercial et Communication
- Création et gestion administrative des dossiers clients. Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis…),
- Gestion de la base de données clients,
- Création et réalisation de supports de communication (flyers, plaquettes, fiches produits, fiches techniques),
- Comptabilité
- Facturation et suivi des recouvrements
- Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs),
- Rapprochement bancaire.
- Logistique et Achats
- Saisie de commandes,
- Gestion des fournisseurs (négociation, …),
- Suivi des livraisons, supervision des opérations d’approvisionnement,
- Suivi des tableaux de bord.
Secrétaire
Missions d'intérim
2002
- Laboratoires Septodont - Assistante Contrôleur de Gestion
- Participation à l'élaboration des tableaux des budgets prévisionnels
- NRJ France - Opératrice de saisie
- Saisie de documents ou de données, manuscrits et enregistrement d’informations destinées à alimenter des bases de données.
Secrétaire commerciale
LOGIMAIL
1995
à 2002
- Comptabilité
- Facturation et suivi des recouvrements
- Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs).
- Logistique et Achats
- Saisie de commandes,
- Suivi des livraisons,
- Gestion des situations d'urgence : retard de livraisons, rupture d'approvisionnement, erreur dans la commande, Résoudre les problèmes ou litiges,
- Réalisation des inventaires,
- Suivi des tableaux de bord.
Secrétaire - Hôtesse d'Accueil - Standardiste
Missions d'Intérim
Décembre 1993
à août 1994
- Assistanat et Gestion Administrative
- Préparation et organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus Etablissement/Clients,
- Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
- Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
- Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
Secrétaire Commerciale
Missions d'intérim
1989
à 1991
- Assistanat et Gestion Administrative
- Gestion administrative des dossiers d’assurance, contrat d’entretien, parc automobile et informatique (matériel, flotte mobile…),
- Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
- Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
- Accueil téléphonique : écoute, information et conseil,
- Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
- Commercial et Communication
- Création et gestion administrative des dossiers clients. Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis…),
- Gestion de la base de données clients.
- Comptabilité
- Facturation et suivi des recouvrements,
- Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs),
- Rapprochement bancaire.
- Logistique
- Gestion des appels entrants : identification des besoins et des urgences,
- Organisation et suivi des plannings des techniciens et des interventions des dépannages hebdomadaires,
- Création de tickets d’incidents et suivi, remontée d’informations au client et mise en place d'action corrective,
- Gestion des déplacements suivant les contrats, les compétences et le secteur géographique.
Assistante administrative
Collège victor hugo
1988
à 1989
- Accueil et frappe de courriers, gestion des absences
