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Valérie SMOLARECK

Assistante de Direction

Autonome
Organisée
Capacité de travail
Dynamique
Autodidacte
Saint Pierre en Faucigny
En recherche d'emploi En recherche active

Assistante Agence

La Providence
Juillet 2012 à décembre 2018
  • Qualité et Sécurité
  • Réalisation et pilotage du Document Unique,
  • Contrôler la démarche QSE sur sites à travers des visites de sites (visites sécurité, savoir-faire des salariés, audit du classeur site, …), plan de prévention,
  • Participer aux audits internes,
  • Participer à l’évolution, à l’amélioration et au suivi de tous les documents du système Q.S.E,
  • Mise en place et gestion des procédures suivant la norme ISO 9001 V2008 sur l’agence et sites, assurer la traçabilité,
  • Suivi régulier de divers tableaux de bords (programme SSE, écarts et améliorations, contrôles qualités…),
  • Gestion des non-conformités, mise en place et suivi des actions correctives,
  • Sensibiliser les chargés de clientèle à la démarche QSE,
  • Valider le respect de la démarche QSE en établissement et sur sites au regard des différents indicateurs,
  • Collecter les différents éléments d’animation pour la réunion établissement,
  • Réalisation et suivi des arbres des causes en cas d’AT.
  • Comptabilité
  • Facturation et suivi des recouvrements
  • Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs).
  • Assistanat et Gestion Administrative
  • Préparation et organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus Etablissement/Clients,
  • Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
  • Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
  • Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
  • Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
  • Commercial
  • Création et gestion administrative des dossiers clients. Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis…),
  • Logistique et Achats
  • Saisie de commandes,
  • Gestion des situations d'urgence : retard de livraisons, rupture d'approvisionnement, erreur dans la commande,
  • Résoudre les problèmes ou litiges,
  • Réalisation des inventaires Suivi des tableaux de bord.

Assistante de Direction auprès du Gérant

RICHPHONE
Juin 2010 à avril 2012
  • Assistanat et Gestion Administrative
  • Gestion d’agenda, rendez-vous, déplacements en France,
  • Gestion administrative des dossiers d’assurance, contrat d’entretien, parc automobile et informatique (matériel, flotte mobile…),
  • Préparation et organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus Etablissement/Clients,
  • Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
  • Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
  • Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
  • Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
  • Gestion du Personnel et Paie
  • Participation au processus de recrutement,
  • Création des fiches de poste,
  • Gestion du personnel (DPAE, contrats et avenants, visites médicales, accidents de travail, congés et absences, STC),
  • Gestion des dossiers disciplinaires,
  • Saisie des heures et éléments variables. (entre 100 et 150, selon turnover).
  • Qualité et Sécurité
  • Réalisation et pilotage du Document Unique,
  • Comptabilité
  • Facturation

Secrétaire Commerciale

CONCEPT BUREAU
Mars 2009 à juin 2010
  • Assistanat et Gestion Administrative
  • Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
  • Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
  • Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
  • Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
  • Commercial et Communication
  • Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis , appel d’offres),
  • Gestion de la base de données clients,
  • Mise à jour du site extranet – mise en ligne rédactionnelle et photos. Mise à jour de la documentation produits et tarifs,
  • Création et réalisation de supports de communication (flyers, plaquettes, fiches produits, fiches techniques),
  • Mise en place de la gestion de la documentation commerciale et des échantillons.
  • Assistanat et Gestion Administrative
  • Gestion administrative des dossiers d’assurance, contrat d’entretien, parc automobile et informatique (matériel, flotte mobile…),
  • Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
  • Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
  • Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
  • Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
  • Gestion du Personnel et Paie
  • Participation au processus de recrutement,
  • Gestion du personnel (DPAE, contrats et avenants, dossiers de formation, visites médicales, accidents de travail, congés et absences, STC),
  • Gestion des dossiers disciplinaires,
  • Etablissement de la paie, de la saisie au contrôle (entre 300 et 400, selon turnover). Saisie des heures et éléments variables.
  • Commercial et Communication
  • Création et gestion administrative des dossiers clients. Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis…),
  • Gestion de la base de données clients,
  • Création et réalisation de supports de communication (flyers, plaquettes, fiches produits, fiches techniques),
  • Comptabilité
  • Facturation et suivi des recouvrements
  • Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs),
  • Rapprochement bancaire.
  • Logistique et Achats
  • Saisie de commandes,
  • Gestion des fournisseurs (négociation, …),
  • Suivi des livraisons, supervision des opérations d’approvisionnement,
  • Suivi des tableaux de bord.

Secrétaire

Missions d'intérim
2002
  • Laboratoires Septodont - Assistante Contrôleur de Gestion
  • Participation à l'élaboration des tableaux des budgets prévisionnels
  • NRJ France - Opératrice de saisie
  • Saisie de documents ou de données, manuscrits et enregistrement d’informations destinées à alimenter des bases de données.

Secrétaire commerciale

LOGIMAIL
1995 à 2002
  • Comptabilité
  • Facturation et suivi des recouvrements
  • Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs).
  • Logistique et Achats
  • Saisie de commandes,
  • Suivi des livraisons,
  • Gestion des situations d'urgence : retard de livraisons, rupture d'approvisionnement, erreur dans la commande, Résoudre les problèmes ou litiges,
  • Réalisation des inventaires,
  • Suivi des tableaux de bord.

Secrétaire - Hôtesse d'Accueil - Standardiste

Missions d'Intérim
Décembre 1993 à août 1994
  • Assistanat et Gestion Administrative
  • Préparation et organisation des réunions, rédaction et diffusion des comptes rendus Etablissement/Clients,
  • Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
  • Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
  • Accueil physique et téléphonique : écoute, information et conseil,
  • Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.

Vendeuse

CARREFOUR
Décembre 1992 à juillet 1993

Secrétaire Commerciale

Missions d'intérim
1989 à 1991
  • Assistanat et Gestion Administrative
  • Gestion administrative des dossiers d’assurance, contrat d’entretien, parc automobile et informatique (matériel, flotte mobile…),
  • Assurer l'interface entre les responsables et leurs interlocuteurs (internes et externes),
  • Traitement du courrier (réception, enregistrement, rédaction, mise forme),
  • Accueil téléphonique : écoute, information et conseil,
  • Suivi des flux téléphoniques : saisie, filtrage et distribution des appels, des réclamations et des litiges.
  • Commercial et Communication
  • Création et gestion administrative des dossiers clients. Rédaction des documents commerciaux (contrats, avenants, devis…),
  • Gestion de la base de données clients.
  • Comptabilité
  • Facturation et suivi des recouvrements,
  • Suivi des paiements & échéancier (clients, fournisseurs),
  • Rapprochement bancaire.
  • Logistique
  • Gestion des appels entrants : identification des besoins et des urgences,
  • Organisation et suivi des plannings des techniciens et des interventions des dépannages hebdomadaires,
  • Création de tickets d’incidents et suivi, remontée d’informations au client et mise en place d'action corrective,
  • Gestion des déplacements suivant les contrats, les compétences et le secteur géographique.

Assistante administrative

Collège victor hugo
1988 à 1989
  • Accueil et frappe de courriers, gestion des absences